(Beskriv den anställdes kompetens och skicklighet)
Uppgifter som omplacering omfattar:
(Beskriv de nya arbetsuppgifterna)
Ny position:(Fyll i ny position)
Ny avdelning:(Fyll i ny avdelning)
Arbetsplatsens nya plats:(Fyll i plats)
Ny arbetsordning:(Fyll i nya arbetstider)
Behov av utbildning eller inskolning:
(Beskriv eventuellt utbildningsbehov)
Uppföljning och utvärdering:
(Beskriv hur och när uppföljning ska ske)
Godkännande:
Namn på ansvarig chef:(Fyll i namn)
Datum:(Fyll i datum)
Signatur: _________________________
Om du gillar detta exempel på mall, kan du ladda ner det nedan i PDF- eller WORD-format
Här lämnar vi två exempel
Omplaceringsutredning för Medarbetare A
Bakgrund: Medarbetare A har haft återkommande svårigheter att utföra nuvarande arbetsuppgifter på grund av medicinska skäl.
Alternativa befattningar:
Administratör på ekonomiavdelningen
Projektassistent på IT-avdelningen
Receptionist på huvudkontoret
Slutsats: Efter genomförd utredning föreslås att Medarbetare A omplaceras till tjänsten som Administratör på ekonomiavdelningen. Denna tjänst matchar de nuvarande medicinska förutsättningarna och erbjuder en god arbetsmiljö.
Omplaceringsutredning för Medarbetare B
Bakgrund: Medarbetare B har uttryckt vilja att byta arbetsuppgifter på grund av förändrad livssituation som gör det svårt att fortsätta på nuvarande uppdrag.
Alternativa befattningar:
Kundtjänstmedarbetare på säljavdelningen
Koordinator på HR-avdelningen
Supporttekniker på IT-sektionen
Slutsats: Baserat på utredningen rekommenderas att Medarbetare B överförs till rollen som Koordinator på HR-avdelningen. Denna roll motsvarar Medarbetare B:s kompetenser och kommer att underlätta den nya livssituationen.
Frågor och svar
1. Vad är syftet med en Omplaceringsutredning?
Syftet med en Omplaceringsutredning är att noggrant undersöka och dokumentera alla möjligheter att flytta en anställd till en annan befattning inom organisationen innan man överväger uppsägning. Detta är ofta en del av den lagstadgade skyldigheten för arbetsgivare att undersöka möjliga lösningar för att behålla anställda, särskilt i situationer som sjukdom, arbetsbrist eller organisatoriska ändringar. Huvudsyften:
Säkerställa att alla potentiella omplaceringsalternativ är utforskade.
Helst undvika uppsägning genom att hitta en lämplig alternativ sysselsättning för den anställde.
Uppfylla arbetsgivarens skyldigheter enligt arbetsrätten.
2. Vilka uppgifter behöver jag samla in innan jag påbörjar utredningen?
För att genomföra en Omplaceringsutredning effektivt, är det viktigt att samla in detaljerad och relevant information om både den anställde och de potentiella befattningar som kan vara aktuella. Viktiga uppgifter att samla in:
Den anställdes arbetsuppgifter, kompetens, färdigheter och kvalifikationer.
Medicinska utlåtanden och arbetsförmågebedömningar (vid behov).
En lista över samtliga lediga tjänster inom organisationen.
Arbetsbeskrivningar och kompetenskrav för dessa lediga tjänster.
Företagets policy och interna regelverk rörande omplacering.
3. Vad ska inkluderas i en arbetsbeskrivning i Omplaceringsutredningen?
En arbetsbeskrivning i Omplaceringsutredningen bör vara noggrant utförd med detaljerade uppgifter som ger en klar bild av den aktuella positionen och dess krav. Element som ska inkluderas:
Jobbtitel: En tydlig och specifik titel på befattningen.
Arbetsuppgifter: En detaljerad beskrivning av huvudsakliga och sekundära arbetsuppgifter.
Kvalifikationer och kompetenser: De nödvändiga färdigheterna, utbildningen och erfarenheterna som krävs för att utföra jobbet.
Ansvarsnivå: Specifika ansvarsområden och beslutanderätt.
Arbetsmiljö: Beskrivning av arbetsplatsen, arbetstider och eventuella fysiska arbetskrav.
4. Hur säkerställs att alla potentiella omplaceringsmöjligheter har undersökts?
För att säkerställa att alla potentiella omplaceringsmöjligheter har undersökts, är det viktigt att följa en systematisk och grundlig process. Steg för att säkerställa alla möjligheter utforskats:
Inventering: Lista alla lediga positioner inom organisationen och deras krav.
Matchning: Jämför den anställdes kvalifikationer och färdigheter med kraven för de lediga positionerna.
Kontinuerlig uppföljning: Regelbundet uppdatera omplaceringslistan och se till att inga nya lediga positioner förbises.
Dokumentation: Dokumentera varje steg och övervägande i omplaceringsprocessen för transparens och ansvarsskyldighet.
Kommunikation: Diskutera med fackliga representanter eller arbetstagarens företrädare för att säkerställa att inga möjligheter ignoreras.
5. Vad gör jag om det inte finns några lämpliga omplaceringsalternativ?
Om det inte finns några lämpliga omplaceringsalternativ, bör du som arbetsgivare följa en välstrukturerad och rättvis process för att kommunicera detta och vidta nödvändiga åtgärder. Åtgärder att vidta:
Kommunikation: Informera den anställde och, om tillämpligt, även fackliga representanter om beslutet och vilka steg som har tagits.
Dokumentation: Dokumentera noggrant varför inga alternativ var möjliga och vilka överväganden som har gjorts.
Rättsliga och avtalsspecifika åtgärder: Följ de gällande arbetsrättsliga lagarna, kollektivavtalen och företagets interna riktlinjer gällande uppsägning.
Stöderbjudanden: Överväg att erbjuda stöd som hjälp med jobbsökning, omskolning eller karriärrådgivning.
6. Hur ska jag dokumentera och motivera besluten som tas under utredningen?
Dokumentation och motivering av besluten under Omplaceringsutredningen är avgörande för transparens, ansvarsskyldighet och för att undvika potentiella rättsliga problem. Viktiga aspekter av dokumentationen:
Processbeskrivning: Dokumentera hela utredningsprocessen, inklusive vilka steg som har tagits och när.
Beslutsunderlag: Inkludera alla insamlade data, arbetsbeskrivningar, matchningsanalys och medicinska utlåtanden (vid behov).
Motiveringar: För varje beslut som tas, inkludera en tydlig motivering baserad på fakta och analyser.
Kommunikationshistorik: Dokumentera konversationer och möten med den anställde och eventuella fackliga representanter.
Slutrapport: Sammanfatta alla fynd och beslut i en slutlig rapport som arkiveras och är tillgänglig vid behov.
7. Vilka är de vanligaste felen att undvika vid ifyllande av en Omplaceringsutredning?
Vid ifyllande av en Omplaceringsutredning finns det flera vanliga misstag som kan underminera utredningens effektivitet och rättsliga hållbarhet. Vanliga fel att undvika:
Bristfällig dokumentation: Se till att alla steg och beslut är noggrant dokumenterade för att undvika luckor i utredningen.
Otillräcklig analys: Utför en grundlig matchningsanalys mellan den anställdes kvalifikationer och potentiella positioner.
Ignorera kommunikation: Håll en öppen och kontinuerlig dialog med den anställde och eventuella fackliga representanter.
Felaktiga uppgifter: Kontrollera noggrant att all insamlad information är korrekt och uppdaterad.
Förhastade beslut: Ta tiden att noggrant överväga alla alternativ och få en andra åsikt om det behövs.
